入库单据录入 --即能使库存会增加的单据，常用的：库存初始化入库单、采购收货单、销售退货单、调拨单（调入）、库存调整单（调差）。凯贞软件在人性化设计上已经最大化简化了你的操作-----多敲回车，没有错！以采购收货单为例：

• 首先选定仓库、对应的供货商，采购单里面直接跳转的是“供应商” 资料，其中操作均以“双击鼠标”选取资料或输入对应 客户的编码；仓库资料在第一张录入之后，录第二张单据系统将自动记忆该仓库。
• 采购单的编号和日期会有系统自动生成，不允许局部 人为修改；可以整单删除和保存。
• 采购单默认各个商品显示当前库存信息。
• 你可以选定手工录入或扫描模式，可以选定导入EXCEL;并可以设定“保存后新建单据”或“保存后不新建”。
• 点击编码栏进行分录行建立新的分录信息，你可以直接手工录入货号；也可以扫描进来；你还可以在光标跳动在编码窗格里的时候点击该窗格右侧的下拉箭头直接进入商品信息资料找到你要的商品双击选取商品。回车后自动跳到数量栏，输入数量；对于“系统设置”里定义的“编码与型号一一对应”的帐套数据设定情况下，你只需要在光标所在的数量栏里填入数量；“启用尺码颜色组”的设定下，光标在数量栏跳动的时候再次回车，就会跳转出来对应的“尺码+颜色矩阵”，在对应的尺码和颜色栏目里面输入数量，有个默认的折扣为“1”的栏目，可以修改，价格默认为你“系统设置”里设定的“默认批发价”或“默认零售价”；当然你也可以改动它。还有一个标志凯贞软件优势的一个操作就是，有个“库存”按钮，点击它，你可以看到对应你当前款式编码的所有即时库存（现有可卖存货），你可以对应它来卖你的商品。
• 价格栏里第一次录入库单需要手工录入进货价（注意区分，商品定义建档的只是售价，这里是成本价，例如利润核算）；二次录入时，系统会根据你在“单据录入模式”里面的设置是否默认记忆“最近一次进价”或“移动平均价”；当然这些价格都是参考的，你可以修改它；你也可以不修改保持默认，你还可以在价格栏里的点击下拉箭头根据提示的6-8个参考价格选定一个。回车，金额已经计算好了。
• 一行录入完毕，回车自动进入下一行操作。
• 你也可以在采购收货单里面输入负数执行采购退货的操作，库存会自动减少并自动提示为红色分录行；但“单据管理”里面不能单独分类统计 （正常应该用采购退货单处理采购退货）。
• 如果你的货号是从未使用过的新货号，你输入货号后，系统表示陌生而不愿意往下跳转；这时就是提醒你这个商品需要新建档，也不麻烦；你在该栏点击下拉箭头即可进入商品信息管理里面进行建档，跟在菜单栏“基础资料”--“商品信息录入”和工具栏打开的“商品信息录入”一摸一样。建完后不要退出直接双击刚才生成新货品资料，系统就会将该商品选到当前采购收货单里以便继续你的操作。
• 采购收货单商品分录可以修改或删除-----点击选中一行分录-----右键，按提示删除，可以再增加，点进最后一行生成的金额栏里，回车即可增加新的分录空白行。
• 录入完毕之后，保存，系统会根据系统设定弹出新建或保持原单；你可以单击“打印”从而输出打印单据。

示例桌面展示图片

出库单据录入 ：销售单、调拨单（调出）、库存调整单（调溢）

• 跟入库单大同小异，其中销售单可根据需要设定“显示库存”选项；
• 有“商品定义”权限的操作人员才可以低于批发价格销售；
• 库存小于“1”或所填数量大于当前实际库存数量时，系统会提示“库存不足”，允许你执行大于库存操作开单，但是必须记住要做处理，否则出现负数的不开合理库存数量；这个现象产生于在系统中没有执行“该入库而未入库”的常规操作或者是编码混淆所造成相邻商品数量误差。一句话，操作错误引起的。
• POS销售单默认的数量是1；
• 调拨单对应的仓库要选好；
• 库存调溢，负数冲抵盘库多出的数量。

调整单据录入：根据实际盘点比较有差异的货品，"调差"以正数补上；“调溢”以负数冲抵盘库多出的数量。

单据打印

• 单据录入完成后，点击单据窗口上“打印”菜单，进入打印操作界面，你可以设定尺寸、打印设置里的标注和打印驱动设置等内容，设定后保存，系统将藉此记忆住你设定的打印格式。点预览可以看到效果，也可以直接打印输出到打印机驱动打印。

单据审核：

• 凯贞单据的审核设置，注重与实际业务操作的方便性结合，进行集中审核；审核的结果是“局限性权限”的操作用户不能更改单据。
• 操作----进入“单据管理”里面，在你选定的单据列表中选择要操作的单据，右键即可执行审核和反审核。