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KaiZen凯贞分销管理系统帮助说明

凯贞软件下载安装（凯贞财务软件和凯贞分销管理软件的安装操作都是一样的）　
　 点击下载，选择合适保存路径位置

　

　 选择保存，自动下载
　
　 下载完毕找到下载的压缩文件，双击打开压缩包
点击里面的.EXE文件
　 进入自动安装状态
　 选择接受许可条款
　 选择下一步
　 选择合适的安装路径；此位置用以保存软件的运行环境；建议选择安装在系统盘之外的硬盘空间；这样即使系统重装；软件和数据还安在原位置。
　 系统自动运行安装；安装完毕之后，无需重新启动，桌面会自动创建快捷方式
　
　系统初始化设置（创建帐套、帐套内管理的系统设置）
　 运行系统；双击桌面图标即可运行进入
　 “确定”两个提示，进入帐套管理界面，双击可以进入选中的帐套；也可以选择“新建帐套”
　 创建新帐套，选择年度；默认是当前年度；记住企业资料是要“选择”的。
　 创建和管理企业资料
　 之后双击建好的企业资料；回到创建帐套的界面；点击确定；帐套创建完毕；创建成功的帐套----双击即可进入用户登录提示界面，输入用户身份和密码；系统默认的管理员用户身份为1001，密码为空；确定后进入主操作界面，管理工作可以开始了。
　
　 帐套内的系统设置
　 进入主操作界面后；找到顶行的菜单栏；点开系统设置----单据录入模式；
单据录入模式；这里有对应您的需求的各种细分设置，对于当前帐套而言设置是一次性的；注意服装版的可以选择是尺码-颜色组管理，也可以是编码与款式一一对应；这里的设定要与打印设置保持一致。网络版的客户端可以定义指定仓库属性；设置后各端点的单据将于本店设置相对应。
　 进入用户管理
　 用户权限管理

　
　 基本资料定义
　 定义仓库
　

往来客户、项目、员工管理

  • 这几项的录入基本相似
  • 客户管理中主分类只能两个分别为：“销售商”、“供应商”，不可更改；你只需要在这连个的分类下增加、修改、删除客户具体资料
  • 发生过业务的客户编码不能修改

单位、尺码、颜色；尺码组、颜色组

  • 单位、尺码、颜色定义相似
  • 尺码组、颜色组定义操作一致
　
　
　 商品信息录入--商品建档
　

单据录入（先录库存初始化单据、采购收货单执行入库行为；之后才可以出库销售；顺序不可错）--以采购入库单为例：

  • 首先选定仓库、对应的供货商，采购单里面直接跳转的是“供应商” 资料，其中操作均以“双击鼠标”选取资料或输入对应 客户的编码；仓库资料在第一张录入之后，录第二张单据系统将自动记忆该仓库。
  • 采购单的编号和日期会有系统自动生成，不允许局部人为修改；可以整单删除和保存。
  • 采购单默认各个商品显示当前库存信息。
  • 你可以选定手工录入或扫描模式，可以选定导入EXCEL;并可以设定“保存后新建单据”或“保存后不新建”。
  • 点击编码栏进行分录行建立新的分录信息，你可以直接手工录入货号；也可以扫描进来；你还可以在光标跳动在编码窗格里的时候 ，点击该窗格右侧的下拉箭头直接进入商品信息资料找到你要的商品双击选取商品。回车后自动跳到数量栏，输入数量；对于“系统设置”里定义的“编码与型号一一对应”的帐套数据设定情况下，你只需要在光标所在的数量栏里填入数量；“启用尺码颜色组”的设定下，光标在数量栏跳动的时候再次回车，就会跳转出来对应的“尺码+颜色矩阵 框”，在对应的尺码和颜色栏目里面输入数量，有个默认的折扣为“1”的栏目，可以修改，价格默认为你“系统设置”里设定的“默认批发价”或“默认零售价”；当然你也可以改动它。还有一个标志凯贞软件优势的一个操作就是，有个“库存”按钮，点击它，你可以看到对应你当前款式编码的所有即时库存（现有可卖存货），你可以对应它来卖你的商品。
  • 价格栏里第一次录入库单需要手工录入进货价（注意区分，商品定义建档的只是售价，这里是成本价，例如利润核算）；二次录入时，系统会根据你在“单据录入模式”里面的设置是否默认记忆“最近一次进价”或“移动平均价”；当然这些价格都是参考的，你可以修改它；你也可以不修改保持默认，你还可以在价格栏里的点击下拉箭头根据提示的6-8个参考价格选定一个。回车，金额已经计算好了。
  • 一行录入完毕，回车自动进入下一行操作。
  • 你也可以在采购收货单里面输入负数执行采购退货的操作，库存会自动减少并自动提示为红色分录行；但“单据管理”里面不能单独分类统计 （正常应该用采购退货单处理采购退货）。
  • 如果你的货号是从未使用过的新货号，你输入货号后，系统表示陌生而不愿意往下跳转；这时就是提醒你这个商品需要新建档，也不麻烦；你在该栏点击下拉箭头即可进入商品信息管理里面进行建档，跟在菜单栏“基础资料”--“商品信息录入”和工具栏打开的“商品信息录入”一摸一样。建完后不要退出直接双击刚才生成新货品资料，系统就会将该商品选到当前采购收货单里以便继续你的操作。
  • 采购收货单商品分录可以修改或删除-----点击选中一行分录-----点右键，按提示删除，可以再增加，点进最后一行生成的金额栏里，回车即可增加新的分录空白行。
  • 录入完毕之后，保存，系统会根据系统设定弹出新建或保持原单；你可以单击“打印”从而输出打印单据。

　两种模式（款号编码一一对应、尺码组）销售单据 录入图示------

　
　
　 打印
　

打印模式选定----一次性定义

  • 一般单据打印系统已有默认格式，只需要调整设定标题、打印项目、和脚注；
  • 尺码颜色组格式首先要在主界面的“文件”菜单项里面设定模式、格式
　普通的单据打印具体格式设定
　
　尺码颜色组打印格式表格设定
　尺码颜色组打印格式表格设计
　尺码颜色组打印格式表格复制---"另存为"
　完成后的尺码颜色组打印格式范例

　
　

单据查询

  • 进入“单据管理”工具，凯贞软件专有的万能单据过滤器，可以对不同的单据类型进行过滤（各个条件之间是相与的关系）；贯穿在本系统中多处可以使用到；是本系统主要优秀特色之一。你可以通过它任意查找到你需要的或者多个发生过的结果：
  • 你能对任意一种系统中发生过的单据进行查询；
  • 你可以具体到某一特定单据号对原始单据查询；
  • 你可以通过货物编码、货物名称、颜色、尺码任意一个商品属性的关键字进行模糊类别查询；如输入“短T”，那么所有品类的短T相关发生资料将出现在你的眼前；或者查品牌“杰斯特”，那么这个品牌的所有货品就都被检索出来；
  • 你可以对某个特定仓库的资料进行查询；
  • 如果想更加细致到发生金额范围、什么部门、什么核算项目、什么客户对应的单据，那么你就点击“更多”在…上点击找到你的条件；系统会所见即所得地反馈给你所有你想要的。
  • 单据管理提供了穿透式查询功能，当你通过设定的条件找到了相应的结果后，在明细表单中双击相应分录或单据号，系统会自动反向弹出对应的原始录入整张单据供您查询、修改、删除、求证等等。

　

　

　

库存查询

  • 包含即时库存、分仓库存的、上下限预警和断码分析，
  • 即时库存查询中，默认的是全部多个仓库的累积；你可以通过下拉列表选择指定仓库来查询对应仓库的库存数量；
  • 你可以在点击左侧分类看麽个类别的库存；也可以填入编码进行确定性查找或名称的关键字进行模糊相关查找；
  • 你想看多个大类所有商品的分仓库库存或多仓库（可选定）的全局汇总库存明细；你可以在“货号编码、名称”的限定条件不设定的情况下直接点击“查询”按钮！

　
账簿报表
　
  • 包含应收、应付账款，销售明细-汇总、收发明细-汇总；基本操作类似，以下以“应收账款”为例
  • 对于供应商付款，在付款单中实际填写每笔付款；那么应付账款中将会对应显示；
  • 对于接受销售商的付款；分两种情况：1.提货时付以前欠款-----在开给该客户的销售单的“实付款”中填写实际数据即可；2.客户不提货纯粹付款-----定义一个编号特殊的商品，如：编码为“999999”，名称为“销售付款”，价格为“0”的商品；开一张销售单据（销售仅一个产品“999999”，数量任意），在实收里面填写客户所付款数字，保存即可；应收账款中就会有相应表现。
　应收账款

　供应商付款单

　
　
核算分析
　成本核算
  • 按照查询条件“仓库、客户、时间段等”找到对应单据列表后选择核算方法
  • 基本核算方法为“先进先出”、“移动平均”；本系统默认核算方法为：先进先出法

　销售分析 及图表

　
费用管理----普通财务出纳管理内容；设置好想用费用项目之后即可录入和查询

　
　

网络版数据联网

　联网步骤：
  • 数据中心端首先保证互联公共网络畅通情况下，开启数据服务器server（双击自动运行）；非异常情况下建议保持开启状态。
  • 进入软件操作系统，进行正常的入库、数据管理或销售开单（管理端设定有此功能，同样可以分配操作人员的用户身份、密码和操作权限，运行比外点更快速）。
  • 各个分点的操作首先开启VPN联网登陆工具（双击自动运行），与数据中心端的数据服务器连接上之后（首次需要输入数据中心端的内网IP,随后系统就会自动记忆运行），即可进行权限分配下的开单、查库存、本店统计查询等日常操作。

　网络版与单机版操作比较

  • 网络版操作与单机版软件操作无本质区别；只是分点操作人员一般情况下都是在权限（用户身份决定的）的局限下进行操作；当然你若拥有超级管理员权限，那么你在任何地方以该身份进入系统，你可以做任何操作、执行任何管理了。
  • 凯贞软件允许分部之间的调拨业务，当正常准确录入一个“调拨单”后，保存完毕；对方会在几秒钟之后或者几秒钟脉动式地接收到提醒对方“有调拨单需要你确认”的信息，“确认”后不再提示。
  • 各个分部能够共享看到整个系统中的商品库存、商品价格、销售客户资料等信息。
  • 各个分部的操作程序均需要跟单机版一样在加密狗加密下运行，加密狗主要作用保证数据安全；除非紧急情况，不可以拔掉加密狗。
  • 网络版的意义在于，各个分部的数据在数据中心端实现了完全自动同步；分部时刻发生的数据，在总部即刻体现。
　打开数据中心端服务器

　
数据结转、数据备份、恢复、数据安全
  • 凯贞软件提供完整的年度结转自动化的功能；区别于其他软件年终全部删除数据重新初始启用的操作。
  • 在相应权限之下，进入“系统设置”里面点击“结转下一年”，系统将自动完成全年数据的结转，生成新的帐套。
  • 结转完毕，系统自动进入“新的年度帐套”，老帐套所有数据还保留在系统里便于随时你查询参考；
  • “新的年度帐套”里面保留了你所有的商品资料、员工资料、客户资料和初始过的分仓库库存；你可以安心地直接继续进行新的操作就行了。
  • 网络版的要在数据中心服务器SERVER上进行操作。
  • 凯贞软件数据安全保证手段之一，凯贞软件提供完善的数备份和恢复功能；
  • 开启系统操作文件，首先进入的是“帐套管理”窗口界面，右键帐套文件，提示“备份”、“恢复”等操作，选定好正确路径即可；或者在系统操作桌面的“系统设置”菜单进入，选“数据备份”；
  • 网络版的要在数据中心服务器SERVER上进行操作；
  • 网络版数据要通过公网上建立的VPN虚拟专网中完成交互；数据已经经过了SSL、IPSEC等加密的。

　
　数据结转
　数据备份
数据恢复（与备份过程互逆）

　
　

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